——西安交通大學(xué)采購招標(biāo)管理的全流程變革與創(chuàng)新實(shí)踐在中國推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，如何借助數(shù)字技術(shù)提升采購管理效能、優(yōu)化資源配置，已經(jīng)成為高等院校管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵課題。作為國內(nèi)“雙一流”高校之一，西安交通大學(xué)在采購與招標(biāo)管理的全流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面積累了10余年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，形成了全生命周期的數(shù)字化、信息化管理，推動(dòng)了采購管理的智能化、高效化、規(guī)范化與透明化。從傳統(tǒng)到數(shù)字化：采購管理的深刻變革隨著學(xué)校采購規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)采購模式已無法滿足日益復(fù)雜的現(xiàn)代化管理需求。為了提升管理效能、提高采購?fù)该鞫龋靼步煌ù髮W(xué)自2014年啟動(dòng)采購管理信息化建設(shè)以來，不斷完善信息化建設(shè)內(nèi)涵。2016年，對采購管理系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，以面向用戶提供服務(wù)為核心，通過優(yōu)化流程、簡化界面，提升用戶使用體驗(yàn)；2018年，完成電子招投標(biāo)評審系統(tǒng)建設(shè)；2019年，全面啟用電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程開標(biāo)；2020年，完成網(wǎng)上商城和網(wǎng)上競價(jià)系統(tǒng)建設(shè)；2022年，建成并啟用房屋招租平臺(tái)；2023年，全面啟用電子合同；2024年，開發(fā)啟用采購檔案電子化管理系統(tǒng)。目前，西安交通大學(xué)已形成一個(gè)智能化、集成化、數(shù)字化、規(guī)范化、透明化的采購管理系統(tǒng)體系，在確保采購過程公開、公平、公正、誠信的原則下實(shí)現(xiàn)了提質(zhì)增效。西安交通大學(xué)采購管理以“人員少、任務(wù)重、強(qiáng)內(nèi)控、重服務(wù)”為建設(shè)思路。對于50萬以上的貨物和服務(wù)項(xiàng)目以及20萬以上的修繕工程項(xiàng)目，采購與招標(biāo)工作由學(xué)校國資處自行組織完成。在電子招標(biāo)系統(tǒng)模式運(yùn)行下，西安交通大學(xué)不委托招標(biāo)代理公司，僅用3人基本做到全部項(xiàng)目自行組織招標(biāo)。完善采購管理體系：全流程數(shù)字化管理的基礎(chǔ)西安交通大學(xué)在采購管理體系的構(gòu)建上高度重視頂層設(shè)計(jì)與制度保障。學(xué)校通過內(nèi)控體系建設(shè)、管理制度保障、管采有效分離等措施，做到全程留痕留底，確保程序依法合規(guī)、工作專業(yè)高效、資金合規(guī)使用，全面提升了管理和內(nèi)控水平。由學(xué)校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)招標(biāo)采購工作，對各部門進(jìn)行職責(zé)劃分，以信息化建設(shè)為切入點(diǎn)建立實(shí)時(shí)反饋機(jī)制。學(xué)校重視采購管理制度建設(shè)，制定了《西安交通大學(xué)采購管理辦法》及實(shí)施細(xì)則，確保各工作依法合規(guī)，程序規(guī)范。所有采購過程實(shí)行三級審核制，并采取崗位輪崗管理。按照不相容崗位分離原則，把采購過程橫向分為項(xiàng)目管理、招標(biāo)管理、外貿(mào)管理、合同管理、驗(yàn)收管理、檔案管理等6個(gè)部分，做到不同采購崗位相互融入的同時(shí)又保持相對分離，互相制約，確保了內(nèi)控管理質(zhì)量。通過內(nèi)控體系建設(shè)和分級管理模式，學(xué)校實(shí)現(xiàn)了對采購工作的全程監(jiān)控，極大地提升了管理水平。信息化提升透明度：“陽光采購”模式的實(shí)現(xiàn)西安交通大學(xué)通過系統(tǒng)化管理和信息公開，學(xué)校將采購過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都納入了陽光之下。學(xué)校通過信息系統(tǒng)公開采購計(jì)劃、招投標(biāo)公告、評標(biāo)結(jié)果等所有關(guān)鍵信息。所有信息均可以供師生和社會(huì)公眾查詢，確保了學(xué)校采購管理的公信力。根據(jù)采購管理體系的頂層設(shè)計(jì)，西安交通大學(xué)設(shè)計(jì)了全周期、全方位的信息化采購管理系統(tǒng)。系統(tǒng)涵蓋經(jīng)費(fèi)預(yù)算、需求管理、采購計(jì)劃、招標(biāo)管理、合同管理、驗(yàn)收管理、專家?guī)旃芾怼?bào)表統(tǒng)計(jì)、電子歸檔等功能模塊，協(xié)助用戶提高管理水平及采購效率，實(shí)現(xiàn)了采購管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)優(yōu)化。對于師生而言，實(shí)現(xiàn)全流程線上操作，做到“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”；對于管理層而言，全過程留痕，有助于實(shí)現(xiàn)全面內(nèi)控與自我監(jiān)督。這種信息化公開透明的做法，不僅增強(qiáng)了學(xué)校采購工作的公信力，而且還有效避免了采購過程中可能出現(xiàn)的腐敗與權(quán)力尋租現(xiàn)象。科技助力招標(biāo)：電子招投標(biāo)系統(tǒng)的突破西安交通大學(xué)的電子招投標(biāo)系統(tǒng)，使學(xué)校的招投標(biāo)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)招標(biāo)到全程線上、無紙化、數(shù)字化操作的轉(zhuǎn)變。電子招投標(biāo)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)采購文件制作、采購公告一鍵發(fā)布、投標(biāo)文件遞交、開標(biāo)唱標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等全流程電子化、無紙化等功能，在和供應(yīng)商不見面的情況下，完成招標(biāo)整個(gè)環(huán)節(jié)，既節(jié)約了交易成本，又降低了采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)，提高了采購招標(biāo)工作質(zhì)量和效率。利用信息化手段使招投標(biāo)工作“數(shù)字化、無紙化”是將國家提倡的節(jié)能環(huán)保落在實(shí)處，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)投遞投標(biāo)（響應(yīng)）文件排除人為因素，提升招標(biāo)的公開公正，提高投標(biāo)供應(yīng)商之間的有效競爭。其次，學(xué)校還利用系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行跨區(qū)域、跨部門的遠(yuǎn)程評標(biāo)，突破了傳統(tǒng)招投標(biāo)活動(dòng)受地域和時(shí)間限制的困擾，使得采購工作更加高效、便捷。另外，信息化平臺(tái)將流程規(guī)范化，讓每一位工作人員都能快速適應(yīng)系統(tǒng)操作模式，按照系統(tǒng)要求形成更加規(guī)范的工作流程。持續(xù)優(yōu)化：打造智能化、精細(xì)化采購管理體系財(cái)政部推行中央財(cái)政預(yù)算管理一體化系統(tǒng)，既構(gòu)建全流程預(yù)算管理閉環(huán)，又推動(dòng)預(yù)算管理與其他管理活動(dòng)的融合。在全生命周期一體化管理的大背景下，西安交通大學(xué)計(jì)劃進(jìn)一步整合采購、資產(chǎn)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)更加完善的全流程采購管理生態(tài)。通過不斷優(yōu)化和迭代，推動(dòng)采資財(cái)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互、共享和分析，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的精細(xì)化、規(guī)范化管理以及深度融合，打破“信息孤島”。為了進(jìn)一步提升采購管理效率，學(xué)校正在積極推動(dòng)采購管理系統(tǒng)的智能化升級。未來的采購管理系統(tǒng)將更加注重人工智能（AI）和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，通過智能化的需求預(yù)測、供應(yīng)商選擇和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，精準(zhǔn)識別供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)等不良行為，使得采購決策更加科學(xué)與高效。未來，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息化理念的不斷深入，高校的采購管理將會(huì)更加智能化、精細(xì)化和規(guī)范化。西安交通大學(xué)數(shù)字化采購可以有效解決傳統(tǒng)采購模式中的痛點(diǎn)，在實(shí)踐過程中不斷推動(dòng)高校采購管理的數(shù)字化改革，為實(shí)現(xiàn)中國高等教育采購與招標(biāo)的現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。
來源 | 中國政府采購報(bào)
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